Comment organiser un salon professionnel ?

Un salon professionnel est l’évènement incontournable à organiser pour se faire rencontrer dans un but commercial des acteurs économiques du même secteur d’activité. C’est le seul lieu où l’offre et la demande d’un même domaine est réunie, où de nouveaux produits sont présentés.

Un salon professionnel est également un bon moyen de fidéliser ses clients en les invitant à votre stand par exemple, tout comme un moyen de communication performant pour les entreprises qui y participent. Ces manifestations sont reconnues pour leurs retombées commerciales. Quelles sont les principales étapes à respecter pour organiser au mieux ce type d’évènement B to B, c’est-à-dire business to business ou encore interentreprises ?

Bien définir la thématique du salon professionnel

Avant toute chose, il convient de définir précisément la thématique et les objectifs du salon professionnel que vous allez organiser. Une veille concurrentielle est indispensable en amont : fréquenter d’autres salons permet de s’informer sur les nouveautés technologiques, sur les tendances du moment, etc. Visiter d’autres salons professionnels, c’est aussi la possibilité de nouer des contacts avec des exposants qui pourraient être intéressés par votre évènement à venir.

Trouver le lieu et la date du salon professionnel

En fonction de votre domaine d’activité, le choix du lieu et de la date de votre salon professionnel est une étape importante pour la réussite de votre manifestation. Selon la portée que vous souhaitez donner à votre évènement et l’intérêt de vos exposants, vous pouvez organiser votre salon au niveau national, comme au niveau international. Choisir des lieux à la renommée internationale comme le SwissTech Convention Center, un centre des congrès à Lausanne en Suisse, est aussi la garantie de s’entourer d’une équipe compétente et expérimentée dans l’organisation de salons professionnels.

Définir le budget nécessaire

Organiser un salon professionnel nécessite de disposer d’un budget conséquent. Il faut d’abord prévoir une enveloppe pour la location d’un lieu d’exposition en rapport avec l’importance que vous souhaitez donner à votre évènement commercial. Les tarifs des lieux, type centres de congrès, peuvent inclure les frais de montage et de démontage des stands ou du nettoyage général par exemple. Dans le cas contraire, ces frais doivent être prévus en plus dans le budget global de votre salon à côté de la location de mobiliers, d’éléments de décoration, de la réalisation de cartons d’invitation et des frais de communication.

Rechercher les exposants

Pour garantir le succès de votre salon professionnel, vous devez en faire sa promotion auprès d’un maximum d’entreprises ciblées. Cette dernière peut être réalisée via de la publicité sur les réseaux sociaux, sur votre site Internet, par email par exemple, ou par téléprospection, c’est-à-dire par l’appel direct des entreprises par téléphone.

Une fois la liste des exposants définie, et après leur inscription définitive au salon, pensez à envoyer aux entreprises concernées un dossier complet précisant les modalités détaillées de l’occupation des stands. Précisez ainsi leur prix de location, les obligations en matière de visuels et de décoration à respecter, par exemple.

Communiquer sur le salon professionnel

Sans communication, votre salon professionnel a peu de chance de remporter un franc succès. L’image de votre salon, sa promotion, etc., font partie des éléments les plus importants dans l’organisation d’un tel évènement. Une bonne campagne de communication passe en premier lieu par une définition précise et lisible du visuel et du message qui vont être relayés pour faire connaître votre évènement. Prenez un soin tout particulier à leur définition et à leur attractivité en faisant de préférence appel à des professionnels de la communication. Les supports de communication peuvent prendre la forme de visuels (affiches), de messages publicitaires sur les radios, les chaînes télévisées ou encore dans la presse nationale ou régionale.

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