Journée portes ouvertes : comment l'organiser ? Quels prestataires choisir ?

Que ce soit pour une entreprise, une collectivité, une association, etc., une journée portes ouvertes est un événement important. Elle est destinée à faire connaître leurs activités auprès du public, de clients ou de prospects. Il s’agit d’une véritable opération de communication dont l’organisation doit être bien pensée pour atteindre ses objectifs : valoriser son image, promouvoir ses services ou produits, conquérir de nouveaux clients, communiquer auprès de ses partenaires, mettre en avant ses métiers et pourquoi pas recruter de futurs salariés. C’est pourquoi faire appel à des prestataires pour organiser ses portes ouvertes est un passage obligé pour garantir sa réussite.

Les différentes étapes pour organiser une journée portes ouvertes

Bien réfléchir aux objectifs

Une journée portes ouvertes ne doit pas être organisée à la légère et nécessite au minimum entre deux et trois mois de préparation. Il est important de se poser les bonnes questions notamment celles qui concernent les objectifs recherchés par cette opération de communication à destination des visiteurs, qu’il s’agisse d’un large public, de clients, de partenaires, etc. La réussite d’une journée portes ouvertes, c’est d’abord bien cibler les visiteurs que l’on souhaite toucher.

Mettre en avant certaines activités

Il est ensuite très important de bien réfléchir à ce qu’une entreprise, une collectivité, une association, etc., veut mettre en avant lors d’une journée portes ouvertes. Ainsi, le parcours de la visite du public doit être construit en fonction des centres d’intérêt les plus importants aux yeux des organisateurs. Il peut s’agir par exemple d’ateliers de fabrication, d’un show-room présentant un nouveau produit ou service, etc. Le parcours doit être clairement signalé aux visiteurs. Dans l’idéal, un plan détaillé de la visite doit leur être remis à leur arrivée. Il est également conseillé de prévoir des personnes qui assurent l’accueil du public et qui expliquent en deux mots l’objectif des portes ouvertes et les activités de l’entreprise.

Les visites organisées doivent également être planifiées précisément en termes de fréquence, en nombre, et en évitant tous les lieux à risques. S’il s’agit en particulier d’une entreprise industrielle, il faut savoir que les visiteurs sont soumis aux mêmes obligations que le personnel en matière de sécurité et d’hygiène.

Communiquer sur son événement

Une journée portes ouvertes ne pourra pas atteindre les objectifs visés sans une bonne communication, notamment en amont, à destination du public visé, bien sûr, et en particulier à destination de ses clients, fournisseurs, partenaires et prospects.

Une bonne communication nécessite également d’agir une fois les portes ouvertes passées, par exemple auprès des médias, pour valoriser son entreprise.

Ne pas oublier les démarches administratives

Les entreprises ou organisations qui ouvrent leurs portes au public le temps d’une journée doivent adresser à leur mairie (qui accordera une autorisation d’ouverture après avis de la préfecture) une demande d’utilisation exceptionnelle de leurs locaux dans le cadre de visites ponctuelles au moins deux mois avant leur journée portes ouvertes.

Cette demande doit notamment mentionner les parcours de visites prévus, le nombre de personnes qui encadreront les groupes, le nombre de personnes attendues, etc.

D’un point de vue sécurité, il convient également d’informer au préalable les services incendie, de police ou de gendarmerie de l’organisation d’une journée portes ouvertes, tout comme votre compagnie d’assurance.

Quels prestataires choisir pour garantir le succès d’une journée portes ouvertes ?

On l’a bien vu, une journée portes ouvertes ne s’improvise pas. Son organisation demande de la méthode pour assurer le succès de cet événement.

C’est pourquoi faire appel à des prestataires spécialisés dans ce type de manifestation pour être épaulé est la garantie de valoriser au mieux l’image de son entreprise, de sa collectivité ou de son association à l’occasion d’une journée portes ouvertes.

De l’agence d’hôtes et d’hôtesses d’accueil à une entreprise spécialisée dans la mise en place d’une signalétique dans vos locaux, en passant par un traiteur pour organiser un pot d’accueil, un animateur événementiel, des artistes tels que des acteurs, des danseurs, des magiciens, etc. pour donner une ambiance festive et conviviale à votre journée portes ouvertes, de nombreux prestataires peuvent vous aider à faire de votre événement un moment marquant pour votre entreprise.

Si vous ne souhaitez pas gérer plusieurs prestataires ou si vous n’avez pas le temps disponible pour cela, vous avez la possibilité de faire appel à une agence événementielle qui pourra prendre en charge tous ces aspects de l’organisation d’une journée portes ouvertes réussie.

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