Comment organiser un événement sportif ?

Mettre en place un événement sportif demande rigueur et sens de l’organisation. C’est pour cela qu’il faut toujours procéder par étapes planifiées : avant, pendant et après l’événement.

La clé : préparer un projet de départ solide

En tout premier lieu, que l’on soit une école primaire, un centre d’éducateurs spécialisés ou encore une association, il est nécessaire de bien identifier les détails de l’événement : Pourquoi l’organiser ? Pour qui ? Avec qui l’organiser ? Comment le projet va-t-il être financé ? Quelles activités proposer ?... Cela va vous servir à préciser la forme que vous voulez donner à votre événement, afin de pouvoir mieux le présenter aux personnes concernées et aux structures auxquelles vous demanderez du soutien, car elles vous demanderont des précisions quant à votre projet.

Les démarches…

Lorsque l’on souhaite obtenir les autorisations en mairie ou le financement de l’événement sportif par une entreprise, cela nécessite automatiquement un argumentaire solide. Vos partenaires potentiels ont besoin également de voir un intérêt, pour eux-mêmes, à soutenir votre événement.

N’hésitez pas à vous renseigner auprès des associations de la ville si vous voulez un avis sur votre projet. Les demandes d’autorisations se font à la mairie, mais il faudra les convaincre en insistant sur la mise en valeur de l’activité de la ville, les retombées économiques possibles sur la ville, etc. La municipalité peut vous fournir un site et des équipements.
Si vous désirez obtenir un financement par des entreprises, mettez en avant l’image de l’entreprise qui sera amplifiée par cet événement.

Si vous êtes dans une association caritative, vous pouvez obtenir également un soutien financier des habitants de la ville concernée.

Pensez à aller voir votre assureur pour couvrir les risques liés àvotre événement. Il est indispensable de s'assurer, au risque d’être considéré comme responsable personnellement, lors d’un accident ou d’une avarie.
Il est également possible de prendre contact avec des animateurs sportifs (dûment habilités) pour vous épauler dans votre projet.

N’oubliez pas de faire remplir des autorisations parentales pour les enfants mineurs et des attestation d'assurance responsabilité civile pour les participants, afin de vous justifier auprès de votre compagnie d’assurance.

Au moment du déroulement…

Une fois les financements obtenus, les assurances en règle et les animateurs sportifs trouvés, l’évènement peut commencer. Au jour J, le rôle d’un organisateur est de diriger et d’encadrer l’événement sportif. Il est fortement conseillé de communiquer un programme à tous les animateurs et les participants pour les informer du déroulement des activités prévues sur la ou les journée(s), ainsi que les fournitures qui leurs seront nécessaires d’apporter (pique nique, vêtements, kits de soins…). Il est probable que les animateurs puissent rencontrer des problèmes avec les participants dont ils ont la charge. Assurez-vous qu’ils puissent exercer leur activité dans les meilleures conditions possibles, n’hésitez pas à les assister si nécessaire. Dans tous les cas, et particulièrement si vous prenez en charge des personnes en difficulté ou souffrant d’un quelconque handicap, veillez à ce que l’équipement soit aux normes et qu’il n’y ait pas de source potentielle de danger, afin d’assurer la sécurité des participants.

Et après ?

Votre événement s’est bien déroulé, les problèmes potentiels survenus ont pu être encadrés et réglés de manière efficace et les participants ainsi que les animateurs et vous-même êtes satisfaits de cet événement ? Alors, si vous avez reçu des financements de la mairie ou d'une entreprise, n’hésitez pas à les remercier ou leur rendre des comptes pour justifier leur financement. Idéalement, gardez contact avec eux pour d’autres événements à venir.

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