Organiser une journée d'étude ou un colloque via une agence

Date : 24/04/2020 - Catégorie : Séminaire, salon, convention

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Organiser une journée d'étude ou un colloque via une agence

Réunir régulièrement en interne ses collaborateurs est indispensable pour une entreprise. C’est une opération de communication dont les objectifs sont multiples comme par exemple ceux d’informer, de motiver, de fédérer, de féliciter ou encore de former. Le même événement peut aussi être organisé en externe à destination de ses clients, fournisseurs ou prospects. Dans ce cas-là, il s’agit davantage pour l’entreprise de se faire mieux connaître ou de présenter de nouveaux produits ou services. Ces rencontres peuvent prendre la forme d’une journée d’étude ou d’un colloque. Des agences événementielles se sont spécialisées dans ce type de réunion pour vous épauler au mieux dans son organisation et assurer sa pleine réussite, en prenant notamment en charge toute la partie matérielle et son bon déroulement.

Comment organiser sa journée d'étude ou son colloque ?

Une journée d’étude ou un colloque s’articule différemment selon les objectifs recherchés par l’entreprise et le public concerné (collaborateurs ou personnes extérieures). Cet événement d’entreprise peut ainsi prendre la forme d’une présentation magistrale, d’une table ronde, d’un débat, etc.

Toutes les séances consacrées au travail sont ponctuées de moments conviviaux et de détente comme par exemple l’accueil des participants autour d’un petit déjeuner, des pauses café le matin et l’après-midi, un déjeuner, et pourquoi pas un cocktail à la fin de la journée en guise de remerciements et pour terminer cette journée professionnelle de manière conviviale.

Dans tous les cas, cet événement d’entreprise requiert toute une organisation matérielle, mais aussi en termes de main-d’œuvre, qui se doit d’être parfaite et prévue dans les moindres détails. Les agences événementielles spécialisées dans la préparation de journées d’étude ou de colloques vous proposent de prendre en charge toute cette partie de l’organisation et vous évite ainsi de ne rien oublier, et surtout qu’il n’y ait aucune fausse note dans le déroulé.

Ces professionnels s’occupent ainsi de gérer le timing entre les différents intervenants, de toute la technique indispensable au bon déroulement de la journée d’étude ou du colloque telle que l’installation des micros, des pupitres, des vidéoprojecteurs, etc.

De la même manière, ces agences s’occupent de toute l’organisation qui concerne les pauses café, ainsi que la pause déjeuner, voire du diner, en contactant pour vous des traiteurs ou encore des loueurs de vaisselle. Elles peuvent également organiser et assurer à votre place la gestion des transports des intervenants et des participants, leur hébergement, mais aussi toute la communication et la publicité à mettre en place autour de votre journée d’étude ou de votre colloque.

Où organiser sa journée d’étude ou son colloque ?

Le lieu où vous organisez votre journée d’étude ou votre colloque est évidement déterminant. Il devra être facilement accessible aux différents invités et correspondre notamment à l'image de votre entreprise. Une agence évènementielle spécialisée dans ce type d’opération de communication est à même de vous présenter différents lieux préalablement sélectionnés et qui correspondent parfaitement à vos objectifs.

Vous profitez ainsi de l’expérience de ces professionnels et des contacts qu’ils ont noués avec le temps avec des prestataires en lien avec la location de salles, de lieux prestigieux, etc. Une garantie pour votre entreprise de bénéficier de la meilleure expertise en la matière et d’être assurés de la pleine réussite de votre journée d’étude ou colloque.

Bien choisir son prestataire !

Une journée d’étude ou un colloque doit être construit sur-mesure car chaque entreprise a des buts et des besoins différents, tout comme des contraintes et un budget qui dépendent de sa taille, de sa situation géographique, du nombre de participants prévu et des activités annexes qu’elle souhaite organiser en marge de son événement.

En utilisant le formulaire ci-dessous, des professionnels de l'organisation d'évènements tels que des colloques ou des journées d'étude reviendront vers vous pour vous donner une première approche budgétaire en fonction de vos besoins et de vos objectifs. Il vous sera alors facile de sélectionner le meilleur d'entre eux.

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